Die beste Software hilft nicht, wenn der Prozess nicht sauber durchdacht ist.

Vorabüberlegung Ihrer wichtigsten Prozesse

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass Sie die wesentlichen Prozesse (Hauptprozesse) in Ihrem Unternehmen skizzieren sollten. Das kann auf einem Blatt Papier sein oder mittels Software, die speziell zur Visualisierung von Abläufen und Prozessen gedacht ist.

Wenn Sie sich im Vorfeld Gedanken über Ihre Prozesse machen, bietet das diverse Vorteile:

• Sie können relativ leicht überprüfen, ob Sie alle Punkte bedacht haben und ob die Logik/Vorstellung in Ihrem Kopf auch funktionieren kann, wenn sie konkretisiert wird
• Wenn Sie einmalig Zeit investieren, um Ihre wichtigsten Prozesse zu skizzieren, werden sie im Nachgang viel Zeit einsparen, da Sie sich jederzeit an Ihrem Prozess orientieren können um die nächsten Schritte abzuleiten und das Beste: das gilt nicht nur für Sie! Jeder neue Beschäftigte in Ihrem Unternehmen kann sich ebenfalls daran orientieren und danach handeln, ohne dass Sie lang und breit den Ablauf erklären müssen.
• Durch das Skizzieren Ihrer Prozesse können Sie den einzelnen Teilschritten Verantwortlichkeiten und auch Zeiten zuweisen. Damit können Sie schnell erkennen, wieviel Ressourcenaufwand (personell, zeitlich und möglicherweise auch monetär) die Bearbeitung eines Prozesses bedarf
• Anhand der Verantwortlichkeiten können Sie eine mögliche Aufbau- und Ablauforganisation für Ihr Unternehmen ableiten
• Sie können den Ablauf in der Praxis erproben und, falls notwendig, Ihre Abläufe leicht anpassen und somit optimieren

Kurz gesagt, sorgt das theoretische Festhalten Ihrer wichtigsten Prozesse für ein effizientes und einheitliches Vorgehen in der Bearbeitung.

Keine Sorge, sicherlich kann man diese Prozessskizzierung auch deutlich weitertreiben. Für den Anfang sollten Sie aber einen Start festlegen (also was löst die Bearbeitung des Prozesses aus) und ein Ende (also womit wird der Prozess abgeschlossen).

Dazwischen schreiben Sie dann jeden einzelnen Schritt auf, der notwendig ist, um den Weg vom Start- zum Endpunkt zu beschreiben.

Entscheidend bei diesem Vorgehen ist dabei, dass Sie in jedem Fall am Endpunkt angelangen. So ist sichergestellt, dass Ihre Logik auch stimmig ist. Sollte es also sein, dass nach einem Schritt zwei mögliche weitere Folgeschritte, bei denen nur einer von beiden zutreffen kann, folgen, so muss es in beiden Fällen am Ende dazu führen, dass der Endpunkt erreicht wird. Es kann nicht sein, dass ein Weg mittendrin endet.

Das Stichwort hier lautet: Flussdiagramm und wir verwenden zur Visualisierung Microsoft Visio. Die beste Software hilft Ihnen aber nicht, wenn der Prozess an sich nicht sauber durchdacht ist.