Emails aus Outlook zu bestimmten Themen automatisch abspeichern?

Worum geht es?

Wir haben ein Emailpostfach mit einem bestimmten Ordner "Projekte". Darunter befinden sich mehrere themenbezogene Unterordner die Emails enthalten.

Diese Emails wurden manuell vom Postfachbesitzer in die Unterordner geschoben. Das könnte theoretisch auch durch automatische Postfachregeln ergänzt werden - das soll hier aber nicht das Thema sein.

Die Emails in den Themenunterordnern sollen regelmäßig in einer separaten Dateiablage gespeichert werden.

Dabei soll darauf geachtet werden, dass nicht alle Emails bei jedem neuen Durchlauf erneut abgespeichert werden, sondern nur beim ersten Durchlauf. Für eine bessere Wiederauffindbarkeit soll an den Dateinamen noch das Empfangsdatum der Email vorangestellt werden.

Was benötigen wir?

1. Ein Emailpostfach (Hier Exchange)
2. Eine Dateiablage (Hier SharePoint)
3. Ein Programm zur Automation von Abläufen (hier PowerAutomate; es wird zusätzlich eine Lizenz für den Flow Plan pro User für die Premium-Aktion HTTP benötigt)
4. Berechtigungen für den umfangreichen Zugriff auf das Emailpostfach (Hier über die Microsoft Graph-API mittels Azure AD-Anwendungsberechtigungen)

Kommen wir auf den Punkt!

Als erstes legen wir in PowerAutomate einen neuen, geplanten Flow an.

Diesen lassen wir täglich um 01:00 Uhr laufen.

Da wir für die weitere Verarbeitung der Unterordner und Mails die interne Nummer des Projekt-Ordners benötigen, rufen wir eine Liste der Ordner des Postfachs mittels der Microsoft Graph API ab. Leider bietet PowerAutomate aktuell keine eigene Aktion dafür an.

In diesem Fall fordern wir per HTTP GET-Methode aus der URI https://graph.microsoft.com/v1.0/users/EMAILADRESSE/mailFolders/Inbox/ChildFolders alle Ordner im Ordner "Posteingang" an. Darunter fällt auch unser Ordner "Projekte".

Damit diese Abfrage erfolgreich durchgeführt werden kann, benötigt sie eine zusätzliche Anmeldung. In den erweiterten Optionen verwenden wir als Authentifizierung "Active Directory OAuth".

Autorität: https://login.microsoft.com
Mandant: IHRE-MICROSOFT365-DOMAIN
Zielgruppe: https://graph.microsoft.com
Client-ID: CLIENTID
Typ der Anmeldeinformationen: Geheimnis
Geheimer Schlüssel: SCHLÜSSEL

 

Was uns hier nun also noch nicht bekannt ist, ist die Client-ID und der geheime Schlüssel. Wir müssen also eine neue "App" in Azure AD registrieren.

Dazu wechseln wir in die Azure Administration. Dort wählen wir den Menüpunkt "App-Registrierungen" und starten dort eine "Neue Registrierung".

Wir vergeben nun einen Namen für diese neue App. In unserem Beispiel "PowerAutomate_Outlook". Nachdem wir die neue App gespeichert haben, müssen wir dieser noch API-Berechtigungen für die Microsoft Graph-API zuweisen.

 

 

Dort gehen wir auf "Berechtigung hinzufügen".

 

Danach wählen wir als API "Microsoft Graph" aus. Dort wählen wir die "Anwendungsberechtigungen" aus. Das ist notwendig, damit der Flow auch die Berechtigung zum Ausführen hat, wenn sich kein expliziter User vorab einloggt.

Wir suchen hier nach "mail" und wählen die "Mail.Read"-Berechtigung. Damit haben wir Zugriff auf alle Mailinformationen inkl. Ordner im Postfach. Theoretisch können wir auch die "Mail.ReadBasic"-Verwendung, dort stehen uns aber bspw. die Emailinhalte nicht zur Verfügung.

 

 

 

Wir fügen die Berechtigung hinzu. Damit die neue Berechtigung auch verwendet werden kann, muss noch die "Administratorzustimmung" gewährt werden.

 

Wir finden in der App-Übersicht auch die die Client-ID unter "Anwendungs-ID (Client)". Diese hinterlegen wir im Flow-Schritt.

Wir müssen nun noch in Azure in der App unter dem Menüpunkt "Zertifikate & Geheimnisse" einen geheimen Schlüssel anlegen.

 

Achtung: Der Schlüssel wird nur direkt nach dem Anlegen angezeigt, danach kann er nur noch gelöscht und neu angelegt werden. Ich empfehle ihn also erst einmal bspw. in einem Editor-Fenster zwischenzuspeichern.

 

Jetzt haben wir alle Daten für die Flow-Aktion zusammen. Wir wechseln also zurück in den Flow und tragen nun also noch die Client-ID und den geheimen Schlüssel ein.

 

Da wir die Rückmeldung dieser GET-Anfrage im JSON-Format erhalten, analyisieren wir dieses als nächstes. Zunächst relevant ist für uns die Eigenschaft ""

Darin enthalten ist der jeweilige Ordnername.

 

Wir gleichen also im ersten Schritt ab, ob der displayName gleich "Projekte" ist, es sich also um den Ordner "Projekte" handelt.

 

Da hier theoretisch auch mehrere Ergebnisse vorhanden sein können, wird dieser Abgleich in eine Schleife gepackt um alle Ergebnisse abzugleichen.

Wenn also der Ordnername "Projekte" lautet, werden mit einer ähnlichen GET-Anforderung an die Graph-API die Unterordner dieses Orders gelesen.

 

Dafür wird die Id des aktuell durchlaufenden Ordners in die URI

https://graph.microsoft.com/v1.0/users/EMAILADRESSE/mailFolders//ChildFolders

 

hinterlegt.

 

 

Theoretisch könnte man sich diese Schritt auch sparen und die id einmalig ermitteln und fest in die URI schreiben, ich habe mich aber für diese dynamische Variante entschieden.

Auch hier stellen wir wieder eine JSON-Analyse hinten an um das Ergebnis zu verarbeiten.

 

Da wir uns auf der Zielgeraden befinden, lesen wir nun alle Emails aus dem aktuell durchlaufenden Unteordner des Ordners "Projekte" aus.

 

Dafür stellen wir eine weitere GET-Anforderung an die folgende URI

https://graph.microsoft.com/v1.0/users/EMAILADRESSE/mailFolders//messages

 

In diesem Fall verwenden wir als allerdings die Id des aktuellen Unterordners, also das Ergebnis aus der letzten GET Anfrage. Nicht die Id des Projektordners!

 

Da wir hier auch wieder eine JSON-Reponse erhalten, analysieren wir diese ebenfalls.

 

Wir schalten nun eine Bedingung vor, die prüft, ob der also die Kennzeichnung der Email nicht auf "abgeschlossen" steht.

Wir verarbeiten die Email also nur, wenn sie noch nicht als abgeschlossen markiert ist.

 

Falls die Bedingung zutrifft und die Email noch nicht als abgeschlossen markiert ist, verwenden wir die Flow-Standard-Aktion "E-Mail abrufen" und "E-Mail exportieren".

Dazu verwenden wir jeweils als Nachrichten-ID die der aktuell durchlaufenden Email.

 

Anschließend erstellen wir mittels der Flow Aktion "SharePoint Datei erstellen" in einem beliebigen Ordner die Datei mit dem Namen bestehenden aus , einem Unterstrich und dem und der Endung ".eml".

Man könnte das Beispiel auch noch erweitern und im SharePoint-Ordnerpfad den Namen des Themen-Unterordners aus Outlook verwenden, um die Emails so direkt im zugehörigen Themenordner in SharePoint abzulegen.

 

Damit die Email später nicht noch einmal verarbeitet wird, setzen wir zum Schluss für die abgelegte Email noch das Kennzeichen "abgeschlossen". Dafür steht uns die Flow-Standard-Aktion "E-Mail kennzeichnen" zur Verfügung.

 

Fertig - Für Fragen stehen wir gerne zur Verfügung!