Emails aus Outlook zu bestimmten Themen automatisch abspeichern?
von Falco Stief
Wie wir Emails zu bestimmten Themen automatisch aus Outlook in eine separate Ablage exportieren
Worum geht es?
Wir haben ein Emailpostfach mit einem bestimmten Ordner "Projekte". Darunter befinden sich mehrere themenbezogene Unterordner die Emails enthalten.
Diese Emails wurden manuell vom Postfachbesitzer in die Unterordner geschoben. Das könnte theoretisch auch durch automatische Postfachregeln ergänzt werden - das soll hier aber nicht das Thema sein.
Die Emails in den Themenunterordnern sollen regelmäßig in einer separaten Dateiablage gespeichert werden.
Dabei soll darauf geachtet werden, dass nicht alle Emails bei jedem neuen Durchlauf erneut abgespeichert werden, sondern nur beim ersten Durchlauf. Für eine bessere Wiederauffindbarkeit soll an den Dateinamen noch das Empfangsdatum der Email vorangestellt werden.
Was benötigen wir?
- Ein Emailpostfach (Hier Exchange)
- Eine Dateiablage (Hier SharePoint)
- Ein Programm zur Automation von Abläufen (hier PowerAutomate; es wird zusätzlich eine Lizenz für den Flow Plan pro User für die Premium-Aktion HTTP benötigt)
- Berechtigungen für den umfangreichen Zugriff auf das Emailpostfach (Hier über die Microsoft Graph-API mittels Azure AD-Anwendungsberechtigungen)
Kommen wir auf den Punkt!
Als erstes legen wir in PowerAutomate einen neuen, geplanten Flow an.
Diesen lassen wir täglich um 01:00 Uhr laufen.
Da wir für die weitere Verarbeitung der Unterordner und Mails die interne Nummer des Projekt-Ordners benötigen, rufen wir eine Liste der Ordner des Postfachs mittels der Microsoft Graph API ab. Leider bietet PowerAutomate aktuell keine eigene Aktion dafür an.
In diesem Fall fordern wir per HTTP GET-Methode aus der URI https://graph.microsoft.com/v1.0/users/EMAILADRESSE/mailFolders/Inbox/ChildFolders alle Ordner im Ordner "Posteingang" an. Darunter fällt auch unser Ordner "Projekte".
Damit diese Abfrage erfolgreich durchgeführt werden kann, benötigt sie eine zusätzliche Anmeldung. In den erweiterten Optionen verwenden wir als Authentifizierung "Active Directory OAuth".
Mandant: IHRE-MICROSOFT365-DOMAIN
Zielgruppe: https://graph.microsoft.com
Client-ID: CLIENTID
Typ der Anmeldeinformationen: Geheimnis
Geheimer Schlüssel: SCHLÜSSEL
Wir vergeben nun einen Namen für diese neue App. In unserem Beispiel "PowerAutomate_Outlook". Nachdem wir die neue App gespeichert haben, müssen wir dieser noch API-Berechtigungen für die Microsoft Graph-API zuweisen.














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